Gestión de la flota gris
La empresa tiene la misma responsabilidad sobre ella que sobre la suya propia
Como hemos mencionado en repetidas ocasiones, disponer de una gestión eficaz de la flota de automóviles resulta vital para conseguir que sea rentable para la organización y pase a ser un centro de beneficio en lugar de un centro de coste. Realizar una gestión eficaz no resulta siempre sencillo, especialmente cuando se trata de una flota gris.
Pero, ¿qué es una flota gris? Cuando las organizaciones ofrecen a sus empleados la posibilidad de utilizar su propio vehículo como coche de compañía para el desarrollo de su actividad profesional, así como en su uso particular, se denomina flota gris.
Flota Gris (Grey Fleet, en inglés) es, simplemente, aquellos vehículos que no pertenecen a la compañía pero que son usados por sus empleados para realizar la actividad del negocio. Estos vehículos pueden ser comprados o financiados a través de un renting o un leasing por el propio empleado, aunque también puede ser cualquier vehículo de su propiedad.
En esta situación, lo normal es que la compañía realice una remuneración al empleado por la utilización del vehículo de su propiedad, ya sea en relación con los kilómetros recorridos o a través de una asignación fija mensual, pero, en cualquier caso, estos vehículos pertenecen a la «flota gris» de la organización y, como tal, deben ser tenidos en cuenta a la hora de realizar una gestión eficaz de la flota.
Idéntica responsabilidad
Pero, aún podríamos decir más, existe una responsabilidad por parte de la organización con respecto a la utilización de estos vehículos. Toda organización que se precie debe de mantener unos mínimos de seguridad en el uso de los vehículos de su flota, y la «flota gris» no debe, ni puede, estar exenta de estos estándares de seguridad.
Existen organizaciones que consideran a esta «flota gris» fuera de su responsabilidad y, como tal, dejan esta responsabilidad completamente en manos de sus empleados. Esto puede significar un error, pues esta flota debería cumplir con los mismos estándares impuestos a la flota perteneciente a la organización. Tampoco debemos de olvidar que el conductor/usuario del vehículo es un empleado (no autónomo), que pertenece a la organización y se encuentra dentro del cumplimiento de las políticas que marque la compañía.
Es cierto que el vehículo pertenece al empleado, pero la organización tiene una responsabilidad sobre la utilización de este vehículo, incluso tiene una responsabilidad de cuidado e imagen y, por ello, una de las primeras acciones es asegurar que tanto el vehículo como el conductor cumplen con todos los requerimientos legales para su utilización, además de tener un seguro contratado dentro de los niveles de cobertura marcadas por la organización.
Si hemos sobrepasado este primer nivel, el siguiente punto es poner de manifiesto la «usabilidad» del vehículo. Éste debe cumplir con los estándares marcados por la organización en relación con airbags, ABS, aire acondicionado, bluetooth manos libres etc., que garanticen el buen funcionamiento del vehículo, además de la seguridad del empleado. Tenemos que tener muy en cuenta que la ley de Prevención de Riesgos Laborales exige a los empleadores velar y garantizar, en la medida de lo posible, la seguridad y la salud de sus empleados durante el tiempo de trabajo, y eso debe incluir tanto a los vehículos que son propiedad de la organización como a los vehículos que pertenecientes a la «flota gris».
En el caso que, se produjera un accidente, y en el supuesto de conflicto, la carga de la prueba, que el vehículo cumplía con todos los requerimientos legales y de seguridad, recaería sobre la propia organización, pudiendo significar una «carga» considerable.
Desafortunadamente, la «flota gris» en muchas ocasiones no es considerada como parte de la organización y se deja a criterio del empleado (propietario del vehículo) las condiciones de seguridad y conducción. Pero no debemos de olvidar, que la actividad de la conducción representa un riesgo considerable para la organización, pues el empleado se encuentra en horario de trabajo y, como tal, se encuentra desarrollando una actividad relacionada con el negocio, cayendo ésta dentro de la responsabilidad de la organización y debería ser considerada como una prioridad.
Reducir los desplazamientos
Una parte muy importante de todo este proceso debe ser reducir los desplazamientos de los empleados a los estrictamente necesarios. Las nuevas tecnologías ayudan considerablemente a evitar desplazamientos que pudieran ser innecesarios, como puede ser la videoconferencia, correo electrónico, chats, etcétera. Reducir el número de desplazamientos debe ser una prioridad dentro de la organización, pues esto contribuirá enormemente al ahorro y rentabilidad de la compañía, además de contribuir a salvaguardar la seguridad de los empleados que se encuentran implicados en este proceso de cambio.
Somos conscientes que un cambio de mentalidad de esta magnitud siempre entraña sus complicaciones de resistencia y negatividad entre los empleados, pues estos consideran el vehículo de su propiedad, significando que ellos tienen la última decisión sobre él. Por otro lado, cambiar la política de retribuciones en relación con la utilización del vehículo siempre es fuente de conflictos, pues el empleado considera este tipo de remuneraciones como parte de su salario.
Actualmente existen alternativas que pueden mitigar esas resistencias al cambio, como puede ser:
Vehículo de compañía: ya sea a través de compra o a través de renting/leasing, pero siempre siendo el titular la compañía. Esto hará mucho más fácil el seguimiento y control del kilometraje realizado, así como conocer por anticipado un presupuesto detallado de los costes anuales de nuestra flota.
Alquiler de vehículos a corto plazo: una buena opción para viajes esporádicos o con una frecuencia controlada puede ser el alquiler a corto plazo de vehículos. Para ello, existen empresas especializadas, con bases en todo el territorio nacional. Realizar una buena previsión de los viajes asegura la disponibilidad de los vehículos.
Pool de vehículos o Carsharing: esto permite disponer de ciertos vehículos propiedad de la empresa para aquellos empleados que requieran realizar viajes esporádicos. Compartir coche o disponer de un vehículo en pool siempre ha significado origen de ahorro.
Por supuesto, la prioridad es asegurar la movilidad de los empleados para la realización de su trabajo y tener opciones distintas a la utilización de su propio vehículo puede ayudar a incrementar la seguridad y la rentabilidad de nuestra flota.
Desde Iberofleeting, trabajamos para conseguir el mayor éxito en las decisiones y alcanzando los objetivos marcados por nuestros clientes, como expertos independientes, estamos a la vanguardia en las últimas novedades que surgen en el mercado de la automoción, con búsqueda proactivas que aportan valor y, además, mantenerlo en el tiempo. Esto es lo que desde Iberofleeting denominamos el concepto «FLEETING».
Florencio Martínez
Director de Estrategia y Control